E-mail komunikacija - prepreka za učinkovitost?

send & recieve

O e-mailu se puno pisalo i piše se, jer je ovaj elektronički način komunikacije postao uvriježeno sredstvo komuniciranja među poduzetnicima. Ipak, osim ako ne radite u službi za podršku korisnicima ili imate posao online npr. webshop, odgovaranje na e-mailove nije zapravo – posao.

Odgovaranje na mailove je komunikacija kao i sve druge i ne dozvolite da oduzme previše vremena ili stvori osjećaj kako ste danas „radili“. Zahvaljujući  Solu više niti ponude ne trebate slati mailom nego ih kreirate direktno iz sučelja i automatizirano šaljete primatelju. Dakle, kako hendlati e-mail?

Neki od uobičajenih savjeta su da odredite vrijeme u danu kada se bavite mailovima, znači, ugasite Outlook ili drugi program za mailove i palite ga samo jednom dnevno na onoliko koliko vam je potrebno da pročitate mailove i eventualno odgovorite. Vrijeme preporučeno za ovo je jutro, prije početka posla, ali i na kraju radnog dana može biti dobar tajming, kao zaključak svega. Problem je što kad ste mali poduzetnik, kraj radnog vremena u praksi nije definiran te ako vam dođe kakav poslovni upit malo je vjerojatno da ćete ga ostaviti da čeka jutro.

E-mail samo ujutro

Ovakvi razlozi nas zapravo vode do toga da se čini opravdano imati e-mail otvoren preko cijeloga dana jer – treba biti dostupan. E-mail je definitivno najbolji način za to, ali samo ako je zadovoljen jedan važan uvjet, a to je – samodisciplina. Dobro je vidjeti koji mailovi vam dolaze, ali je potrebno moći se othrvati nagonu da radi nekog upita, koji još i nije hitan, prekinete posao koji radite.

Stoga donosimo nekoliko savjeta koji vas mogu nagnati da preispitate svoju e-mail rutinu.

Ako ste se odlučili provjeravati mail jednom ili dva puta dnevno, nije loše u potpis, koji pretpostavljamo imate na kraju maila, ubaciti rečenicu u stilu Provjeravam mailove u 9 i 17 h, za hitne upite molim Vas nazovite. Na prvu ruku se čini pomalo bahato danas u svijetu ODMAH nekome s kim poslujete poručiti KASNIJE, ali kada se vaši klijenti i suradnici priviknu na vašu rutinu, sve sjeda na svoje mjesto. Tada vam i oni mogu najaviti npr. poslati ću bannere sutra u 15 h i vjerojatnije je da će se i sami više držati dogovora znajući okvirna pravila vaše e-mail komunikacije. Probajte.

Kada provjeravate mailove, odmah i odgovarajte. Ako nemate odgovor odmah ga pokušajte naći u smislu kontaktiranja dalje ili delegiranja. Također, odmah odgovorite da radite na odgovoru i da ćete se javiti kad ćete ga imati ili da će povratnu informaciju dostaviti druga osoba, koju tada stavite u kopiju Cc.

E-mail vrijeme je vrijeme samo za e-mail

Kad provjeravate mailove uvedite obrnuto pravilo – ugasite sve ostalo. Nemojte da vas neka notifikacija skrene s misli ili neki tweet odvede u bespuće društvenih mreža. Hendlanje mailova se tako produžuje i na kraju dana ćete imati osjećaj da ste cijelo jutro odgovarali na upite i slali dopise, a zapravo ste efektivno to radili 40 minuta. Ostatak je otišao na – uglavnom ne na pisanje e-mailova.

U svijetu smartphonea teško je nemati e-mail u džepu jer, što ako me netko jako, jako hitno treba. Pa ako vas netko jako hitno treba i zna da ste na mailu jednom ili dva puta dnevno, nazvat će vas. Pokušajte ugasiti provjeru maila na telefonu, barem izvan radnog vremena. Osim što će onima oko vas biti ugodnije i vi ćete dobiti nužan odmak od „posla“ (a zapravo samo e-mailova) i ujutro ćete biti orniji odgovarati i slati sve što već po redu treba. 

Ako isprobate neke od savjeta, javite nam


Vaši komentari

Bez komentara, je li to dobro ili loše? ;)

Možda će te zanimati i ovi tekstovi na našem blogu

Novi Porezni priručnik za obrtnike Porezna uprava objavila je novi Porezni priručnik za obrtnike (11/2014) s osnovnom namjenom da se obrtniku kao poreznom obvezniku na jednostavan i razumljiv način objasni koje su obveze i prava što proizlaze iz poreznih propisa, propisa o obveznim dopr... Zašto je važna povratna informacija od (potencijalnog) klijenta ili kupca Važnost povratne informacije, bilo u formi prijedloga ili kritike, iznimno je važna za svako poslovanje. Zato i postoje istraživanja tržišta i razne panel diskusije, kako bi firme i brendovi saznali što o njima i njihovim proizvodima i uslugama misle... Akcija u prosincu: uz godišnju pretplatu darujemo šalicu Svijet poduzetništva ne mora biti kompliciran, uz web servis za ponude i račune olakšaj si poslovanje maksimalno. S novom fiskalnom godinom isprobaj Solo. Ponosni smo na naš UX, korisničku podršku i pouzdanost servisa pa te pozivamo da od siječnja 201...